[信件收发管理x]

版 号: A公司程序文件

版 号: A

修改号 : 0

EJ -QP4.15 信件收发管理 页 码: 1/2

1. 目 的: 为了及时、准确地把住户的信件、报刊送到住户手中，特制定本程序。

2. 适用范围 : 适用于本小区住户来往的信件传递和代住户订阅报刊服务。

3. 引用文件 :

质量手册第 4.9 、 4.13 章

ISO9002 标准第 4.9 、 4.13 章

4.职责： 收发员负责每日信件、报刊的收发，确保不丢失。

5. 工 作程序

邮递员送来的信件 , 要检查有无开封信件 , 如有开封信件 , 由收发员填写《报刊、信件缺损登 记表》 , 让邮递员签字证明。

5. 2 送到的报刊要检查有无损坏 , 如有缺损 , 由收发员填写《报刊、信件缺损登记表》让邮递员 签字证明。事后打电话告之邮局报刊缺损情况 , 请求补给。

快件、专递件及重要的邮件要填写《住户信件、报刊发放登记表》亲自送到住户手中 , 由住 户签收。

5. 4 普通信件、报刊分发后将信件、报刊放入报刊存放柜中或根据住户要求送到其楼门信箱。

未订报纸住户的信件 , 工作人员负责通知住户领取。

如遇地址不详、地址不清 （ 含外文地址 ） 或收件人不清楚的信件。收发员应及时送到经营管 理部, 由物业管理员确认后再传递 ;若物业管理员也无法确认 ,应及时转交经营管理部主任确认后 传送给住户。

若属地址错写非本小区住户的信件 ,经营管理部主任确认后 , 收发员应及时退还邮局。

公 司 程 序 文 件 版 号: A

修改号 : 0

EJ -QP4.15 信件收发管理 页 码: 2/2

若住户的信件、 报刊一日内无人来取 , 收发员应及时与住户取得联系 , 让住户或其联络人知 晓 ; 二日内必须取走。

若住户出差 , 已与收发员打招呼 , 住户的信件、 报刊收发员应妥善收存 , 待住户回来后 , 一并 交于住户。

报刊、信件发放过程中 ,发生丢失情况时 , 收发员应主动向收件人赔礼道歉 ,积极寻找 ,由于失 职造成的经济损失 , 由副总经理决定赔偿事宜。

住户订阅报刊时 , 由住户填写《代住户订阅单》 , 并交纳费用 , 收 发员将第二联交给住户 , 收发员及时到邮局为住户订阅。

5. 7 收发员订阅报刊后 ,要及时填写《代住户订阅登记表》对邮局开回的票据、找钱 , 必须由住 户在《代住户订阅单》存根上签收。

5. 8 在收发服务过程中执行《物业管理服务规范用语》和《物业管理服务规范行为》。

6.

支 持性文件与质量记录 :

6.1

《代住户订阅登记表》

EJ-QR-QP4.15-01

6.2

《代住户订阅单》二联

EJ-QR-QP4.15-02

6.3

《住户信件、报刊发放登记表》

EJ-QR-QP4.15-03

6.4

《报刊信件缺损登记表》

EJ-QR-QP4.15-04

6.5

《物业管理服务规范用语》

EJ-WI-QP8.1-02